Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungspflichten
Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen u. a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Geschäftskorrespondenz sowie alle elektronisch übermittelten Dokumente mindestens sechs bzw. zehn Jahre aufbewahren. Für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht wurde oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung). Entsprechendes gilt auch für elektronisch archivierte Dokumente und Belege.
Stichtag 31.12.2017
Am 31.12.2017 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2007 vernichtet werden, sofern in diesen Dokumenten der letzte Eintrag in diesem Jahr erfolgt ist. Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2011 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahre 2011 und früher können ebenfalls vernichtet werden. Ausnahme: Die Dokumente sind für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung, etwa weil die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Besonderheiten für Lieferscheine
Lieferscheine müssen seit 2017 generell nicht mehr aufbewahrt werden. Es gibt allerdings zwei Ausnahmen: Die Lieferscheine stellen einen Rechnungsbestandteil dar oder die Lieferscheine wurden für Buchungszwecke verwendet und stellen so einen Buchungsbeleg dar.
Stand: 28. November 2017
